En un mundo cada vez más digitalizado, es natural que las empresas busquen constantemente formas de optimizar procesos y aumentar su eficiencia. La compañía chilena Ultramar Agencia Marítima no es una excepción a esta norma. Intentando mejorar sus métodos, encontraron a Abitech, una consultora especializada en RPA (Automatización Robótica de Procesos), que está destacándose en el campo del comercio exterior.
Felipe Maldonado Coronado, jefe de desarrollo de aplicaciones en Ultramar conversó sobre el caso con Rodrigo Neira (cofundador y CTO) y Bastián Troncoso (Gerente comercial) del equipo de Abitech mediante un live stream realizado vía Linkedin en el que MundoMaritimo estuvo presente.
Un gran éxito
En tan solo dos años desde la implementación de la RPA en julio de 2021, Abitech logró transformar por completo el proceso de lectura de los Bills of Landing (BLs) de Ultramar. Anteriormente, cuatro personas se encargaban manualmente de ingresar estos documentos al sistema, lo que implicaba largas jornadas laborales, una gran posibilidad de errores y posibles multas por retrasos.
Gracias a la RPA, el tiempo de ingreso de los BLs se redujo de seis minutos a tan solo 50 segundos, lo que representa una mejora enorme en eficiencia. Los errores por manualidad también disminuyeron en un 99%, gracias a la precisión del robot en la lectura y estructuración de los documentos. Como resultado, el bot que se encuentra en funcionamiento es 95% más eficiente que un equipo de cuatro humanos.
En términos de retorno de inversión, Ultramar Agencia Marítima alcanzó un 80% en tres meses.
Gracias a la automatización, ahora solo se requiere la supervisión de una persona para garantizar que el robot realice correctamente el trabajo. Es importante destacar que el resto del personal no fue despedido, sino reubicado en áreas donde pueden realizar tareas de mayor valor. Por lo tanto, esto no solo redujo drásticamente el tiempo y fallos, sino que también permitió que los colaboradores pudieran enfocarse en actividades más estratégicas y significativas.
Innovando con tecnología de vanguardia
Mediante la plataforma UIPath, de la cual Abitech es partner, se empleó una herramienta tecnológica llamada Document Understanding, capaz de leer y extraer textos. Esto, junto con la integración de los sistemas de OpenAI (ChatGPT), logró estandarizar la lectura de los distintos tipos de BLs, que pueden venir en diferentes formatos y presentar desafíos únicos. El robot es lo suficientemente flexible como para procesar tanto documentos en formato Excel como PDF.
El bot ha sido programado para reaccionar de manera oportuna ante posibles fallos o rechazos por parte de Sidemar. En caso de que el sistema esté caído debido a saturación u otras razones, esperará pacientemente hasta que vuelva a estar disponible. Además, en situaciones donde se requiere una revisión adicional, tiene la capacidad de devolver los documentos al remitente correspondiente.
Primeros pasos en el camino hacia la transformación digital
El éxito alcanzado por Abitech y Ultramar Agencia Marítima es un ejemplo claro de cómo se puede transformar y mejorar significativamente la eficiencia operativa. La aplicación de la tecnología RPA permitió reducir drásticamente el tiempo de procesamiento, minimizar los errores y optimizar los recursos humanos.
La transformación digital y la adopción de tecnologías avanzadas ya no son solo una opción, sino una necesidad para las empresas que desean ser competitivas en el mercado actual. El caso de éxito de Abitech y Ultramar Agencia Marítima destaca cómo la colaboración entre expertos y empresas comprometidas puede generar resultados sobresalientes y abrir nuevas oportunidades de crecimiento en el comercio exterior.
Por MundoMaritimo
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