Podcasts, blogs, videos, posts, webinars, artículos… todos son parte del nuevo formato al que TOC Events ha debido migrar desde el mundo presencial hacia el formato híbrido -y permanente- de eventos y conferencias. Pero ¿qué define a un evento como tal? No debemos permitir que el fantasma de las conversaciones en un cóctel y el intercambio de tarjetas en el coffee break nos persiga en las salas virtuales donde ahora nos e-conocemos. "En TOC nos vemos más como proveedores de contenidos que solo organizadores de eventos y hemos desplegado una multiplicidad de servicios y plataformas para continuar entregando nuestro contenido y, de esa forma, mantener a nuestro público informado e interactuando durante todo el año", dice Paul Holloway, director de eventos de TOC Events Worldwide. Sin embargo, los beneficios del mundo virtual son muchos y TOC Events ha logrado de manera exitosa explotarlos.

El lado bueno

Los beneficios del mundo digital son muchos: alcance amplio, ausencia de barreras geográficas, es más sustentable y tiene costos más bajos. "No hay barreras geográficas. Por ejemplo, el caso de TOC Américas 2020. Aunque el evento físico estaba originalmente programado en Lima, Perú, y aunque la APN fue el anfitrión, el formato digital permitió la participación desde todos los rincones del mundo -como compañías japonesas y coreanas que de otro modo no se habrían identificado con la marca ‘Américas’-, abriendo así la huella internacional para nuestros eventos tradicionalmente locales", dice Holloway.

La variedad más amplia de público atraído hacia los eventos virtuales y el más elevado acceso a relatores de talla mundial es otra de las ventajas del formato digital, junto con el hecho de que la exposición digital dura más tiempo que el formato presencial. "Hemos aprendido que hay muchos recursos que podemos poner a disposición de nuestro público más allá del evento presencial", agrega el director de eventos. Y del mismo modo que la industria marítima está atravesando la adaptación digital debido a la pandemia -como lo ejemplifica Sean Deane, Business Development Manager de TOC Events Worldwide- los eventos digitales e híbridos no son un reemplazo de los físicos, sino que una nueva manera de hacer negocios, un cambio. Los auspiciadores y participantes comerciales también están cosechando los beneficios de la esfera digital, donde la data recopilada de las interacciones online les permiten obtener todos los leads de las personas interesadas en sus marcas. "Esto nos da muchas nuevas y diferentes maneras de conectar", reflexiona Holloway.

Contenido ‘por sobre el ruido’

Antes de la pandemia, el modelo tradicional para la entrega de contenido era una producción masiva en el corto plazo antes del evento, donde el contenido entonces vivía una intensa y corta duración. El mundo virtual entrega una atmósfera donde el contenido puede vivir el año entero, aun compitiendo con el ‘ruido’ de un concierto sordo de webinars. "Hay ‘fatiga de webinars’. En TOC trabajamos duro por ser escuchados por sobre el ruido de seminarios online que plagan Internet y el mercado debe saber dónde está el contenido de calidad. Necesitamos tener cuidado con la fatiga que hay en el mercado y desmarcarnos de eso. Desde el lado netamente TOC, no podemos replicar el cara a cara y los apretones de manos que involucran el elemento humano, eso nunca dejará de tener su propia relevancia y a medida que el COVID comience su marcha atrás esto puede ser una alternativa una vez más, pero los beneficios [del digital] son superiores a los problemas", dice Deane, quien identifica las diferencias de hora por zona horaria como el principal problema que enfrentan los eventos online.

"Tenemos que educar al público para que sepan que seguimos aquí. Recae en nosotros reforzar que aunque la experiencia es diferente y casi no debiera ser comparada, la calidad y el retorno sobre la inversión sigue siendo justificado", reflexiona Deane. "Los cambios constantes en el contexto nos obligan a ser más responsivos, adaptándonos a los vientos cambiantes. Por eso es que la narrativa para los eventos TOC 2021 será ir siguiendo esos cambios de cerca. Por supuesto, esto puede proporcionar ciertos desafíos, como reclutar relatores con menos tiempo para contactarlos debido a la aparición de un tema contingente; o reduce nuestro tiempo de marketing para registrar asistentes. Tuvimos que aprender a ser flexibles en nuestra aproximación y dejar atrás nuestros calendarios confiables de tanto tiempo. Con estos nuevos canales tenemos la oportunidad de responder mucho más rápido a cualquier cosa que sea de valor para nuestros clientes. Estamos en una mejor posición para responder a estos cambios, y eso también aplica para lanza un nuevo producto y comprometer con la marca", agrega el director de eventos. "Este nuevo acercamiento no es una ‘recuperación’ del COVID, sino que una estrategia de negocios sustentable y de largo plazo", agrega el gerente de desarrollo de negocios. 

"Es como si hubiésemos abierto la caja de Pandora y ya no podemos cerrarla. En parte porque las personas van a ser mucho más selectivas con sus presupuestos tras la pandemia y porque han estado obligados a usar plataformas digitales que reducen los costos considerablemente. Y hemos discutido los méritos de llegar a mercados a los que tradicionalmente no llegaríamos en el formato presencial. Lo digital permite que los auspiciadores y exhibidores obtengan una experiencia más equilibrada en la relación precio-calidad. El formato híbrido será parte de los eventos por mucho tiempo. La puerta está abierta para que el mercado latinoamericano pueda asistir a todos los eventos TOC ahora, al mismo tiempo que TOC ha abierto al mercado latinoamericano [y a otras regiones] para negocios a nivel global. Aunque nunca reemplazará la experiencia presencial", concluye Holloway.

Por MundoMaritimo